Dalam proses penerbitan faktur pajak, salah satu elemen penting yang wajib tercantum adalah penandatangan faktur pajak. Biasanya, yang berhak menandatangani faktur pajak adalah pejabat yang disebutkan dalam akta pendirian perusahaan, yang umumnya adalah Direktur. Namun, bagaimana jika terjadi perubahan pejabat atau Direktur dalam perusahaan? Maka penandatangan dalam faktur pajak pun harus diperbarui sesuai dengan pejabat yang baru.
Sebelum adanya kebijakan terbaru, setiap perubahan penandatangan harus dilaporkan terlebih dahulu melalui surat pemberitahuan ke KPP (Kantor Pelayanan Pajak) tempat perusahaan terdaftar. Namun, sejak tahun 2022, proses ini menjadi jauh lebih praktis karena tidak lagi memerlukan surat pemberitahuan, cukup dilakukan langsung melalui aplikasi e-Faktur.
Cara Mengubah Penandatangan di Faktur Pajak
Berikut langkah-langkah detail dan mudah untuk mengganti penandatangan pada faktur pajak:
1. Masuk ke Menu Referensi Aplikasi e-Faktur
- Buka aplikasi e-Faktur Pajak.
- Masuk ke menu Referensi > Administrasi Usaha.
- Klik tombol Perbarui agar data terbaru muncul.
2. Ubah Data User Administrator
- Klik Lihat Role Administrator.
- Pilih user yang ingin diubah, lalu klik Ubah (pojok kanan bawah).
- Ubah Nama Lengkap sesuai dengan nama Direktur baru (sesuai KTP).
- Contoh: Ganti dari Nurcholis ke Imam Asyraf Zuhair.
- Kosongkan kolom password jika tidak ada perubahan.
- Klik Daftarkan User.
- Setelah sukses, aplikasi akan otomatis tertutup dan Anda harus login kembali.
3. Ubah Profil PKP
- Login kembali ke aplikasi e-Faktur.
- Masuk ke menu Referensi > Profil PKP.
- Ubah bagian Penandatangan Faktur menjadi nama Direktur baru.
- Klik Simpan.
- Aplikasi akan meminta untuk reset dan tutup otomatis agar perubahan dapat diterapkan.
4. Verifikasi Perubahan dengan Buat Faktur Pajak Baru
- Buat faktur pajak baru untuk melihat apakah penandatangan sudah berubah.
- Catatan penting: Pastikan status faktur adalah “Upload Sukses”, karena jika belum sukses diunggah, nama penandatangan yang lama masih bisa muncul saat preview faktur.
5. Cek Preview Faktur
- Buka faktur yang telah di-upload dengan status sukses.
- Klik Preview Faktur Pajak, lalu scroll ke bagian bawah.
- Nama penandatangan akan terlihat sudah berubah sesuai dengan nama Direktur baru.
Baca juga: Solusi Saat Lapor SPT di Web e-Faktur Terdapat Selisih Data Pajak Masukan (PM) dengan Nilai 0
Kesimpulan
Perubahan penandatangan faktur pajak kini lebih mudah dan efisien. Tidak perlu lagi membuat surat pemberitahuan ke KPP. Cukup melalui pengaturan user dan profil PKP di aplikasi e-Faktur, Anda bisa memperbarui data penandatangan sesuai dengan struktur organisasi perusahaan terbaru.
Langkah ini sangat penting untuk menjaga kesesuaian data perpajakan, menghindari kesalahan administratif, serta mempermudah proses pelaporan dan pemeriksaan pajak di masa mendatang.
